Final de ano é sempre um período que utilizo para fazer um balanço do ano que passou e fazer alguns planejamentos para o próximo ano. Gosto de fazer isso e costumo anotar em um caderno algumas resoluções para o ano que segue. Posso dizer que no ano passado cumpri cerca de 95% das minhas resoluções para aquele ano. Sim, é difícil cumprir 100%, tem assuntos que não dependem apenas de nós. O final do ano passado foi um período de bastante turbulência, problemas pessoais e profissionais, me deixaram afastado de praticamente tudo.

Aproveitei o período entre o natal e ano novo para me organizar e colocar em ordem minhas contas de e-mail. Uma das minhas contas estava com mais de 1.000 mensagens somente na Inbox e no meio, várias tarefas incompletas, pendências de todos os tipos e muitas tarefas que já haviam sido completadas, mas a mensagem continuava na inbox, ocupando espaço visual à toa.

Adotei uma solução bastante simples e eficiente. Como utilizo o GMail, criei uma tag chamada “inbox2008” e movi todas as mensagens que estavam na inbox para lá, deixando a inbox totalmente vazia. Foram mais de 1.000 mensagens em uma conta, sem contar as outras que mantenho. Nos dias seguintes, fui fazendo uma triagem de todas as mensagens, as que haviam sido respondidas e não tinham nenhuma pendência, movi para a tag “Feito” e as que tinham alguma pendência, movi novamente para a inbox. Esse trabalho levou vários dias porque fui lendo mensagem por mensagem.

No final do trabalho, a “inbox2008” estava vazia e a inbox tradicional estava com 18 mensagens, que precisavam de alguma ação minha, seja responder ou desempenhar alguma tarefa. Foi bastante simples e me motivou a resolver essas tarefas de forma rápida e eficiente. Hoje tenho apenas 8 mensagens, tarefas de média duração que precisam ser completadas. Depois de completar, basta mover para a tag “Feito”.

Se você segue as técnicas GTD (A Arte de Fazer Acontecer), saiba que existe um plugin para o Firefox que modifica o GMail, o tornando mais adequado para colocar as técnicas GTD em prática. O plugin é o GTDInbox. Particularmente, não me adaptei a ele e prefiro adotar minha própria técnica para organização pessoal, misturando um pouco de GTD e outras técnicas pessoais. Usar a Inbox como sua ToDo list é uma ótima idéia, mas exige muita disciplina.

Como este é meu primeiro post de 2009, aproveito para desejar um ano bastante eficiente para todos!